Администратор

Утверждено 01.03.2018
Обновлено 16.01.2026
ИП Леонтьев О.В.
Должностная инструкция 
Администратора торговой сети (непродовольственные товары)
Общие положения.
1.1 Администратор торговой сети относится к категории руководителей.
1.2 Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом Генерального директора.
1.3 Администратор подчиняется непосредственно руководителю торговой сети/директору по рознице.
1.4 На время отсутствия администратора (отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за исполнение обязанностей.
1.5 На должность администратора назначается лицо, имеющее:
- высшее или среднее профессиональное образование;
- опыт работы в розничной торговле (желательно в сегменте непродовольственных товаров) не менее 2 лет;
- знание кассовой дисциплины, правил торговли, основ мерчандайзинга и товароведения.
1.6 Администратор должен знать:
- законодательство РФ в сфере торговли, защиты прав потребителей, кассовой дисциплины; 
-локальные нормативные акты компании (регламенты, стандарты обслуживания, правила  внутреннего распорядка);
- ассортимент и особенности реализуемых непродовольственных товаров, правила их хранения и выкладки;
- стандарты визуального мерчандайзинга, правила оформления витрин и торговых зон4
- основы складского учета, правила приемки и возврата товара;
- порядок проведения инвентаризаций;
- правила охраны труда, пожарной безопасности, санитарные нормы;
-принципы работы учетных систем (1С, товароучетные программы, CRM), кассового ПО, терминалов сбора данных.
2. Должностные обязанности.
Администратор обеспечивает бесперебойную работу торговых точек сети и выполнение плановых показателей, в т. ч.:
Организация работы персонала и обслуживание покупателей:
- руководит работой продавцов, кассиров, мерчандайзеров в закрепленных точках;  
- распределяет задачи между сотрудниками, контролирует их исполнение, следит за соблюдением стандартов обслуживания;
- проводит ежедневные инструктажи по стандартам сервиса, внешнему виду, работе с возражениями и жалобами;
- организует замену отсутствующих сотрудников, корректирует графики при необходимости;
- консультирует покупателей по товарам, при необходимости участвует в разборе сложных обращений и претензий.
Управление ассортиментом и товарными запасами:
- контролирует наличие и актуальность ценников, корректность маркировки, соответствие цен в системе и на ценниках;
- отслеживает остатки товаров по ключевым позициям, своевременно формирует заявки на пополнение ассортимента; 
- следит за сроками годности (если применимо), состоянием упаковки, признаками брака и повреждений;
- организует ротацию и выкладку товара согласно утвержденным планограммам и стандартам мерчандайзинга;
- участвует в формировании сезонных и промо-выкладок, контролирует оформление акционных зон.
Приемка, учет и контроль сохранности товара:
- участвует в приемке товара, проверяет соответствие накладным, количество, комплектность, целостность упаковки;
- фиксирует расхождения и инициирует оформление претензий к поставщикам/ перевозчикам;
- контролирует перемещение и возврат товара между точками сети, оформление сопроводительных документов;
- обеспечивает сохранность товарных материальных ценностей, контролирует исправность торгового оборудования, сигнализаций, камер видеонаблюдения;
- организует и участвует в проведении плановых и внеплановых инвентаризаций, оформляет акты расхождений, анализирует причины недостач/излишков. 
Операционная деятельность и кассовая дисциплина
- контролирует открытие/ закрытие смен, правильность работы касс, формирование отчетов, инкассацию;
- проверяет корректность возвратов, отмен, скидок, специальных условий;
- ведет журналы кассовых операций, журналы учета претензий, журналы технического состояния оборудования;
- взаимодействует с инкассаторами, сервисными службами, подрядчиками.
Взаимодействие с контролирующими органами и внешними контрагентами:
- обеспечивает готовность точки к проверкам (наличие документов, маркировок, сертификатов, уголка потребителя;
- координирует взаимодействие с представителями контролирующих органов, предоставляет запрашиваемые документы в рамках своей компетенции;
- взаимодействует с арендодателями, подрядчиками, поставщиками услуг (уборка, вывоз мусора, ремонт). 
Отчетность и аналитика:
- формирует ежедневные/ недельные отчеты по продажам, остаткам, движению товара, инцидентам;
- анализирует отклонения от плана, выявляет причины низких показателей и предлагает меры по их устранению;
- передает руководству предложения по оптимизации работы точек, улучшению стандартов, корректировке ассортимента.
3. Права
Администратор имеет право:
- давать обязательные для исполнения распоряжения сотрудникам торговой точки в рамках своих полномочий;
- приостанавливать реализацию товара при выявлении нарушений (несоответствие маркировки, брак, отсутствие документов) до устранения причин;
- запрашивать у бухгалтерии, отдела закупок, логистики необходимую информацию для выполнения своих обязанностей;
- вносить предложения по улучшению работы торговой сети, изменению стандартов обслуживания, корректировке ассортимента;
- участвовать в разработке локальных нормативных актов, 
касающихся работы торговых точек;
- требовать от руководства обеспечения условий, необходимых для выполнения должностных обязанностей (исправное оборудование, доступ к информационным системам, актуальные регламенты).
4. Ответственность.
Администратор несет ответственность:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей- в пределах, установленных трудовым законодательством РФ;
- за причинение материального ущерба- в пределах, определенных гражданским и трудовым законодательством РФ;
- за нарушение правил торговли, кассовой дисциплины, требований к маркировке и сертификации- в соответствии с действующим законодательством и локальными актами компании;
- за несоблюдение требований охраны труда, пожарной и технической безопасности- в рамках установленных норм и регламентов.

5. Условия работы.
5.1 Режим работы определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка компании.
5.2 Администратор может привлекаться к работе в выходные и праздничные дни в порядке, установленном законодательством.
5.3 Для выполнения обязанностей администратор обеспечивается доступом к учетным системам, кассовому и торговому оборудованию, средствам связи, нормативной документации.
6. Ключевые показатели эффективности (KPI)
Для оценки работы администратора могут использоваться следующие показатели:
- выполнение плана продаж по закрепленным точкам;
- уровень недостач/потерь по результатам инвентаризаций;
- количество и доля удовлетворенных претензий клиентов;
- соблюдение стандартов мерчандайзинга (по результатам аудитов);
- отсутствие нарушений кассовой дисциплины и предписаний контролирующих органов. 